¿Cómo las organizaciones pueden gestionar de manera eficiente las visitas y la documentación de contratistas?

Los tipos de visitantes al interior de una organización pueden variar de manera amplia, desde los usuarios que llegan a diario con diferentes necesidades, hasta proveedores y contratistas que llegan para actividades puntuales. En cualquiera de los dos casos, la tecnología puede ser el aliado ideal para que las empresas puedan garantizar seguridad, agilidad y comodidad en el proceso de ingreso del personal externo.

Al implementar sistemas mediados por la tecnología para la autogestión de las visitas y de documentación, las empresas pueden incrementar la seguridad al tener un registro preciso de quiénes están al interior de sus sedes y reducir el tiempo dedicado a este proceso, además de contribuir a descongestionar las áreas de ingreso y mantener la información de los visitantes actualizada.

La autogestión de visitantes y documentación puede también reducir la carga de trabajo del personal de recepción y seguridad, lo que les permitiría concentrarse en otras tareas importantes, mientras los visitantes pueden registrarse y proporcionar la información necesaria de manera rápida y eficiente, lo que acelera el proceso de ingreso.

EasyAccess, comodidad para los visitantes y seguridad para las empresas.

El aplicativo EasyAccess de Alutel Mobility es una solución tecnológica eficiente y segura para el registro y acceso de visitantes a las instalaciones, debido a que reduce el tiempo de espera en áreas de ingreso e incrementa la seguridad, al mejorar la comunicación con el usuario para coordinar la visita.

La aplicación permite a los usuarios gestionar su visita, realizando un proceso previo de registro ingresando la información requerida para generar una autorización online (credencial en código QR).

Tras inscribir los datos en la plataforma, el usuario envía la solicitud de visita la cual queda a disposición del personal encargado.

El proceso es simple: luego de ingresar los datos en la plataforma y de aceptar los términos y condiciones, el usuario envía la solicitud de visita a la empresa; el empleado correspondiente recibe, rechaza o aprueba la cita, propone otra hora o día si es necesario y finalmente activa la opción de enviar la credencial vía correo electrónico.

Luego, el personal puede activar la opción de enviar la credencial vía correo electrónico y así el usuario lleva a cabo su visita, aprovechando al máximo el tiempo y evitando aglomeraciones en puntos de recepción, aspecto importante para garantizar las medidas de salubridad en caso de ser necesario como ante la reciente contingencia ocasionada por la covid-19.

Además, gracias a su integración con los sistemas de control de acceso, la plataforma EasyAccess permite el ingreso del usuario con el código QR; bien sea que lo presente en su dispositivo móvil o impreso.

Gestión de documentación eficiente para personal externo y contratistas

Cuando un contratista va a ejecutar una actividad profesional tienen que cumplir con una serie de documentación formal que acredite su idoneidad: si este va a trabajar en alturas, necesita una certificación de trabajo en alturas; otros ejemplos son certificados médicos, licencias de conducción, etc.

Para lo anterior, Alutel Mobility diseñó Aludoc que contribuye a una gestión de documentos efectiva, permitiendo automatizar procesos administrativos para tener un control documental de las empresas, personas y vehículos que ingresan a las instalaciones físicas.

Con Aludoc los contratistas pueden tomar y cargar sus propias fotos y firmar digitalmente los documentos necesarios para su ingreso. Esto significa que pueden completar todos los pasos necesarios antes de llegar al punto de trabajo, lo que reduce aún más el tiempo de espera y agiliza el proceso de registro.

Por ejemplo, los conductores de camiones pueden cargar en la plataforma su licencia de conducción y documentos del vehículo para demostrar que están al día; el personal de limpieza o reparación los certificados de altura, en caso de ser necesarios, etc. Esto, además de agilizar el proceso y ahorrar tiempo, tiene un objetivo fundamental y es proteger a la compañía jurídicamente en caso de un posible accidente.

El aplicativo permite crear usuarios y definir de manera clara las acciones que pueden realizar y los objetivos de la visita, además de facilitar el registro de vehículos y documentos para identificar con anticipación los conductores autorizados para el ingreso, automatizando el control documental de los empleados externos, detallando así tareas y requisitos de ingreso. De esta manera, los encargados de la seguridad pueden comprobar de una forma más ágil que dicha documentación no sea falsificada o esté fuera de los tiempos establecidos.

Además, debido a la característica de notificaciones, el personal encargado está en capacidad de anticipar el vencimiento de los documentos de los contratistas.

El proceso con Aludoc es similar a EasyAccess: un trabajador o grupo de obreros envían previamente todos los documentos por medio de la plataforma (adjuntando las fotos). Si todos están al día, la interfaz le mostrará a la empresa una luz verde; de lo contrario aparecerá una luz rosa para notificar que algo necesita ser corregido.

La autogestión de visitantes y de documentación necesaria para su posterior verificación, se ha convertido en un verdadero alivio para las industrias de infraestructura crítica como puertos, minas o plantas industriales, por citar algunos ejemplos, donde el proceso de validación de licencias y certificados es crucial para las actividades de salud ocupacional, al tiempo que las organizaciones de entornos más empresariales, también pueden mejorar la gestión de la seguridad, reducir los tiempos de espera y mantener registros precisos de los visitantes.

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Alutel Mobility (https://www.alutelmobility.com/)
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