¿Cómo optimizar los tiempos de espera por medio de la tecnología?

¿Recuerdas esa vez que tenías una cita en aquella empresa que te tocó esperar largas horas en el lobby antes de poder entrar? ¿Cómo te sentiste al ser víctima de un sistema de gestión de visitantes tan ineficiente? Seguramente mal. Lo más probable es que los visitantes de tu empresa se sientan igual si tu proceso de ingreso no es más eficiente.

A las personas no les gusta esperar para entrar a un edificio, y menos si ya tienen una cita agendada con la empresa o necesitan realizar un trabajo en un horario específico.

Implementar un control de ingreso de visitantes y contratistas es clave para la seguridad. Sin embargo, este proceso puede convertirse en una verdadera pesadilla en términos de tiempos de espera si no se cuenta con los recursos adecuados.

Ahora bien, imagina ofrecer a tus clientes o a tu propia compañía, una solución que elimine estas innecesarias esperas; una tecnología que evite que el personal de recepción tenga que revisar manualmente una por una todas las solicitudes de visitantes, constatando que la fecha y hora de la cita sean correctas o, inclusive, que se pueda verificar digitalmente todos los documentos que necesitan presentar los trabajadores temporales como permisos, certificados y licencias.

No solo es cuestión de tiempo perdido; las recepciones repletas de personas implican serios riesgos para la seguridad de un edificio, sin mencionar el tema de distanciamiento social y normas de bioseguridad en vigencia.

Al final, todas estas problemáticas de tiempo perdido, retrasos y cancelación de reuniones están conectadas con la reputación general de la empresa. Por esta razón, es importante que conozcas las soluciones tecnológicas que pueden ayudar a tus clientes o a tu organización a superar dichos retos.

Autogestión, la clave para optimizar al visitante

El primer componente que la Suite Alutel Mobility 6.0 presenta es Easy Acces, el cual permite a las personas autogestionar su visita; es decir, en vez de formar una fila para entregar sus datos en una recepción, el usuario puede llevar a cabo un proceso de preregistro con toda su información para crear una autorización online (credencial en código QR).

El proceso es simple: luego de ingresar los datos en la plataforma y de aceptar los términos y condiciones, el usuario envía la solicitud de visita a la empresa; el empleado correspondiente recibe, rechaza o aprueba la cita, propone otra hora o día si es necesario y finalmente activa la opción de enviar la credencial vía correo electrónico.

Gracias a su integración con los sistemas de control de acceso, la plataforma EasyAccess permite el ingreso del usuario con el código QR; bien sea que lo presente en su dispositivo móvil o impreso.

La agilidad de la verificación de documentos de manera digital

El segundo módulo de la Suite es Aludoc, otro componente de Alutel Mobility 6.0, una plataforma que facilita el proceso de validación de documentos de los contratistas o trabajadores temporales a la hora de ingresar a las propiedades de una organización.

Cuando las personas van a ejecutar una actividad profesional tienen que cumplir con una serie de documentación formal. Por ejemplo, si van a trabajar en alturas, necesitan una certificación de trabajo en alturas; otros ejemplos son certificados médicos, licencias de conducción, etc.

Aludoc permite cargar todos los documentos que una persona requiere para ejecutar su trabajo dentro de una empresa. De esta manera, las autoridades encargadas pueden comprobar de una forma más ágil y segura que dicha documentación sea original o no esté vencida.

El proceso con Aludoc es similar a EasyAccess: un trabajador o grupo de obreros envían previamente todos los documentos por medio de la plataforma (adjuntando las fotos). Si todos están al día, la interfaz le mostrará a la empresa una luz verde; de lo contrario aparecerá una luz rosa para notificar que algo necesita ser corregido.

Las organizaciones modernas son prácticas

Ahora que sabes cómo las soluciones EasyAccess y Aludoc funcionan, notarás que cada vez más organizaciones están integrando este tipo de herramientas a sus ecosistemas de trabajo; no solo para aumentar la eficiencia operativa, sino para fortalecer los niveles de seguridad y garantizar el cumplimiento de las normas de bioseguridad.

La verificación de documentos, para citar un ejemplo, se ha convertido en un verdadero alivio para las industrias de infraestructura crítica como puertos, minas o plantas industriales donde el proceso de validación de licencias y certificados es crucial para las actividades de salud ocupacional.

Otro caso es si alguien requiere manejar un auto dentro de una planta. Aludoc no solo ayudará a verificar que el conductor tenga la licencia de conducir vigente, sino a identificar si el motorista ya recibió la capacitación de la empresa o si ya vio el video de inducción de seguridad requerido por la compañía; todo es cuestión de configurar la aplicación.

Por otro lado, la gestión de visitantes es útil casi en cualquier institución; ya sea un hospital, una universidad o un edificio corporativo.

Si analizas estos beneficios en organizaciones que reciben a cientos de visitantes al día, o en plantas que contratan y acogen a cientos de contratistas, conductores y trabajadores temporales, estamos hablando de muchas horas que se pueden ahorrar al año.

Además de aliviar los tiempos de espera, que pueden afectar tanto a las personas como a los productos y servicios de la empresa, estas herramientas ayudan igualmente a cumplir con las reglas de las empresas, en la medida que los requisitos y certificados que exigen están siendo respetados.

Finalmente, cabe mencionar la conveniencia de estas tecnologías en tiempos de pandemia. Con estas aplicaciones, no hay necesidad de tener una persona gestionando el papeleo; es así que se evita el contacto, filas y, en últimas, tiempos de espera, dado que parte de la funcionalidad de estas plataformas es su integración con los sistemas de control de acceso.

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