Administración por excepción: un concepto para mejorar el monitoreo y control en tu organización

Todos quisiéramos que las tareas que realizamos en nuestro espacio de trabajo se llevaran a cabo a la perfección, sin contratiempos ni errores, ¿no es así? Que los problemas imprevistos estuvieran siempre bajo nuestro control y que nuestras decisiones siempre fueran las correctas en esos momentos cruciales donde el tiempo es clave.

Pues nos alegra mucho contarte que, hoy día, existe una solución poderosa de monitoreo que nos permite maximizar la eficiencia de nuestros procesos y controlar de manera inteligente y eficaz situaciones imprevistas que requieren respuestas inmediatas: la administración por excepción.

¿Qué es la administración por excepción?

La administración por excepción es un concepto o filosofía de gestión cuyo principio se basa en la idea de que solamente es necesario intervenir o actuar cuando suceden situaciones anormales o excepcionales. Para ello, este concepto deja de lado el enfoque de control que se basa en el monitoreo a detalle de todo lo que sucede en los procesos y equipos, y, en cambio, establece reglas, indicadores clave de rendimiento (KPIs) y umbrales bien definidos para utilizarlos como puntos de referencia mediante los cuales se determinará el momento en que una situación se sale de lo establecido como normal, es decir, cuando realmente requiere atención e intervención.

De esta manera, la administración por excepción evita que se pierda tiempo y recursos monitoreando de manera innecesaria cada segundo de los procesos, permitiendo que te centres únicamente en los aspectos críticos que en verdad necesitan una toma de decisión estratégica basada en datos precisos y relevantes, además de que podrás optimizar tus recursos y reducirás la carga de trabajo operativo de la o las personas responsables del monitoreo en tu organización.

¿Cómo funciona la administración por excepción?

La administración por excepción funciona a partir de tres componentes principales, los cuales te mostramos a continuación:

1. Definición de umbrales: se establecen umbrales claros para diferenciar lo que es normal de lo que no, información que se registra mediante valores numéricos, métricas u otro criterio relevante para tu organización en función de tus necesidades específicas de monitoreo.

2. Monitoreo de indicadores: una vez definidos los umbrales, es necesario monitorear los indicadores de rendimiento establecidos para detectar las anomalías o excepciones en las rutinas de los procesos a fin de identificar rápidamente aquellas situaciones que requieren atención, lo que se lleva a cabo con ayuda de herramientas de seguimiento y un software desarrollado a la medida para recopilar información en tiempo real y presentarla de manera clara y útil.

3. Activación de protocolos de acción: al detectarse una desviación o excepción relevante, el sistema de monitoreo emitirá una alerta audible y/o visual (dependiendo de cómo se haya configurado) y proporcionará la información necesaria al responsable a cargo para que pueda tomar una decisión rápida y eficiente, como alertar a otros colaboradores, realizar ajustes en el proceso donde se detectó la desviación, etc.

Áreas de aplicación de la administración por excepción

Como ya te podrás hacer una idea, la administración por excepción puede tener un impacto significativo en distintas áreas e industrias. A continuación, te presentamos algunos campos en los que este concepto implica grandes ventajas.

• Producción y fabricación: la administración por excepción permite la identificación inmediata de problemas en el flujo de trabajo de las operaciones de producción, incluyendo retrasos, falta de suministros y fallas en las maquinarias, lo que permite mejorar la fluidez y la eficiencia de los recursos utilizados.

• Servicio al cliente: en este ámbito, la administración por excepción facilita la detección y solución de problemas referentes a la experiencia de usuario y a la satisfacción del cliente, lo que permite mejorar la gestión de los tiempos de respuesta ante las consultas de los usuarios y brindar una atención adecuada y proactiva.

• Finanzas: la administración por excepción permite identificar y prevenir riesgos críticos para el sector financiero, como fraudes, desviaciones de presupuesto, fluctuaciones anormales en los ingresos y gastos, entre otros.

Beneficios de la administración por excepción

La implementación de la administración por excepción conlleva grandes beneficios para las organizaciones que adoptan este concepto o filosofía de gestión. Aquí te presentamos los más destacables:

• Brinda una visión integral de los que sucede en tu organización a través de indicadores clave.
• Permite la asignación eficiente de recursos.
• Optimiza tiempos y esfuerzos normalmente dedicados a tareas rutinarias o innecesarias.
• Facilita la toma de decisiones ágil y precisa para atender problemas antes de que se conviertan en situaciones críticas.
• Reduce costos asociados a reparaciones.

¿Quién te puede brindar soluciones basadas en la administración por excepción?

Aunque son los gerentes y líderes de las organizaciones los principales responsables de definir los umbrales y KPIs más relevantes, así como de tomar las decisiones más acertadas para cumplir sus objetivos, la implementación de las herramientas necesarias para la ejecución de las acciones de administración por excepción es labor de un equipo de especialistas en la materia.

Las fábricas de software están conformadas por un equipo interdisciplinario de especialistas con los conocimientos y capacidades necesarios para desarrollar software especializado y herramientas de análisis de datos en tiempo real para la creación de soluciones de monitoreo y control eficientes basadas en la administración por excepción.

Administración por excepción de alto nivel

En SISSA Digital desarrollamos soluciones totalmente personalizadas a partir de un esquema profesional basado en estándares de la industria, como metodologías ágiles de ciclo completo, CMMI y administración por excepción, a fin de maximizar las acciones de monitoreo y control en todo tipo de organizaciones.

Si te interesa obtener más información sobre nuestro servicio de desarrollo de software a medida basado en la administración por excepción, no dudes en contactarnos por cualquiera de nuestros canales de comunicación y con gusto te atenderemos.

Contacto:

https://sissamx.com.mx/Contacto
Isaac Valencia Trejo
DIRECTOR GENERAL
Tel.: +52 55 1228 4507
E-mail: isaac.valencia@sissamx.com