Eventos virtuales e híbridos: una estrategia más allá de la pandemia

Los eventos virtuales e híbridos se consolidan para el 2021 como una tendencia dentro del ecosistema empresarial, gracias a la reducción significativa de costes, aumento de la audiencia potencial y la apertura a un mundo de accesibilidad e inclusión que antes no existía.

Atrás han quedado los días en los que la elección de un escenario impactante o la gestión de una gran cantidad de comida y bebida, eran unas de las tareas principales en la organización de eventos, pues, aunque los congresos presenciales seguirán siendo una útil herramienta para el marketing B2B o B2C, los eventos virtuales e híbridos, que requieren otro tipo de procesos, han llegado para quedarse en la cima de las interacciones corporativas, especialmente para el mundo “post pandemia”.

En efecto, según datos de la firma consultora de gestión e investigación de mercado mundial, Grand View Research, se proyecta que la industria de eventos en línea crecerá hasta 10 veces más de aquí al 2030, pasando de 78,000 millones de dólares en el 2019 a 774,000 millones de dólares a nivel global.

En este mismo sentido, el Global DMC Partners (GDP), principal recurso mundial para eventos virtuales, híbridos y presenciales, compartió los resultados de su encuesta “Pulso de Reuniones y Eventos”, realizada en diciembre del 2020, revelando una fuerte tendencia de las empresas, para el 2021 seguirán integrado este tipo de escenarios. el 30% de las compañías encuestadas realizarán únicamente eventos virtuales y un 42% optarán por eventos híbridos.

El informe, además, expone que la salud general, el bienestar de los planificadores y sus familiares, es el motivo principal de preocupación actual, a diferencia del miedo o incertidumbre que se vivía a finales del 2020, sumado a las restricciones de viaje gubernamentales y de seguridad laboral.

Por otro lado, esta misma encuesta mostró que la rentabilidad es uno de los principales atractivos de los eventos virtuales e híbridos para las organizaciones, en algunos casos alcanza un ahorro hasta el 50% en producción, permitiéndole a las empresas mantener la relación con su target, al tiempo que optimizan recursos.

Tres beneficios que reportan los eventos virtuales e híbridos para las marcas

Aunque en efecto la reducción de costos es una de las variables más atractivas para las compañías a la hora de elegir estos novedosos formatos, ya que se elimina costos fijos asociados a la realización de eventos “cara a cara” como la logística, catering, transporte, impresión de material publicitario, alojamientos, entre otros, hay otros factores importantes que hoy tienen valor para las compañías que le apuntan a estar en el top of mind del consumidor por medio experiencias innovadoras.

1. El poder de los datos

En plena era digital, los datos son un recurso preciado, ya que en ellos están las respuestas que las compañías necesitan para entender los hábitos de consumo de sus clientes y ofrecer soluciones “a la medida”, que se traduzcan en más negocios y ventas.

El Big Data y su análisis, lleva a las empresas a generar movimientos de negocios más inteligentes, operaciones más eficientes, mayores ganancias y clientes más felices. Gracias al análisis de los comportamientos en línea, es mucho más fácil lograr que las personas indicadas contacten entre sí, haciendo que el networking sea más eficiente.

2. Mensajes que trascienden las fronteras

¿Ha pensado cómo sería llegar con su marca a países que nunca imaginó? Pues, con el uso de la tecnología, ya no hay limitaciones de tiempo o espacio para las empresas.

Bien sea a través de un evento 100% virtual, o uno mixto, en el que tenga un grupo de personas físicamente y otras detrás de una pantalla, ambas experiencias le permiten ampliar el alcance de su mensaje, sin tener que invertir en altos costos logísticos, maximizando verdaderamente los tiempos y el dinero.

3. Memorable y sustentable

“Realidad phygital”, así define el Euromonitor Internacional en su último informe sobre “Las 10 principales tendencias globales de consumidores para el 2021”, una de las preferencias más fuertes en los consumidores, quienes se inclinan por vivir experiencias híbridas entre los mundos físicos y virtuales.

Todas las empresas que permitan experimentar tareas como vivir, trabajar, comprar o simplemente jugar, tanto en persona, como en línea, serán las más utilizadas por los usuarios. Este mismo informe expone que para los consumidores es imperativo que las empresas ofrezcan experiencias virtuales para poder mantener la relación.

Justamente todo lo anterior hace parte de los beneficios que integran los eventos virtuales e híbridos, al ofrecer experiencias que simulan la realidad o que hacen una mezcla equilibrada de ambos mundos, aportando un nivel superior de interacción para quienes viven la experiencia.

4. Sostenibilidad

Pero además del factor digital, otra de las tendencias más importantes en medio de los consumidores se enfoca en la protección del medio ambiente. Los clientes prefieren marcas eco-responsables, por lo que, si su empresa quiere destacarse en este segmento, las experiencias virtuales o híbridas son la mejor forma de ofrecer “Green events” o eventos sostenibles, con los que se reduce entre un 60 y 98% las emisiones de huellas de carbono, según estudios del International Energy Agency del Reino Unido.

Así que lejos de ser una moda o una solución ante los confinamientos, los eventos virtuales e híbridos han llegado para posicionarse dentro de las estrategias de marketing de las compañías a mediano y largo plazo.

No obstante, el éxito siempre dependerá de una planeación estratégica alineada a los objetivos específicos de cada marca, por lo tanto, la elección de un proveedor de servicios capacitado y experimentando es la clave. Penta Marketing, a través del Penta Virtual Center, ha realizado más de 150 eventos virtuales inmersivos a empresas de diversos sectores, permitiendo crear experiencias memorables para cada participante.

La agencia, ha liderado la transformación digital de la industria de los eventos, convirtiéndola en pionera en el manejo de estas tecnologías inmersivas en más de 10 países de América Latina (Colombia, México, Perú, Guatemala, Ecuador, Panamá, Costa Rica, República Dominicana, Puerto Rico, Argentina, Bolivia, México, Chile) y Estados Unidos.

Si desea recibir asesoría en la creación de su experiencia virtual o híbrida no dude en contactarnos. En Penta estamos listos para conectar su marca con él con el corazón y la mente de su consumidor.

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