AppController: toda la gestión de tu hotel en una única plataforma

Sabemos que gestionar un servicio de alojamiento de personas, sin importar el tamaño de las instalaciones o la capacidad de la empresa hotelera, no es tarea fácil, sobre todo cuando se deben cubrir de manera paralela necesidades de venta, distribución y mercadotecnia, entre muchas otras.

Sin embargo, para que un hotel tenga éxito y destaque en el sector, es imprescindible que gran parte de sus esfuerzos se centren en realizar una buena gestión de sus procesos operativos y buscar la excelencia en cada uno de ellos.

Objetivos de la gestión operativa en el sector hotelero

Es por ello que la inversión en gestión operativa en el sector hotelero se enfoca en dos objetivos principales: 1) optimizar y estructurar procesos y 2) diferenciarse de sus competidores.

Factores por gestionar en hoteles

En este sentido, los principales factores que se deben gestionar en un hotel son los siguientes:

• Recursos humanos: baristas, meseros, encargados de limpieza, recepcionistas.
• Equipo capital: camas, mesas, camastros, sillones, cámaras de seguridad, llaves electromagnéticas.
• Materias primas: insumos para los alimentos, insumos para el aseo.
• Mantenimientos y rutinas: planificar qué días son requeridos los aseos, cuándo limpiar las áreas comunes como alberca o jacuzzi.
• Incidencias y mesa de ayuda.

Tecnologías de gestión en el sector hotelero

Para ello, es fundamental la adopción de tecnologías de gestión operativa, las cuales, además de impulsar el cumplimiento de dichos objetivos, mejoran el servicio que se brinda a los clientes para su plena satisfacción.

Entre dichas tecnologías destacan las plataformas de gestión operativa, encargadas de facilitar la administración de los diversos aspectos que intervienen en la gestión hotelera para su correcta, eficiente y ágil operación.

AppController: Sistema de Gestión de Servicios Operativos

AppController es el Sistema de Gestión de Servicios Operativos creado y desarrollado por SISSA Digital que permite al personal operativo del sector hotelero y de cualquier organización obtener información confiable de manera rápida y precisa para mejorar la toma de decisiones y eficientizar los procesos.

Además, AppController utiliza una interfaz simple e intuitiva que se basa en la administración por excepción y la centralización de datos.

Módulos de AppController

AppController integra diversos módulos que resultan ideales para garantizar la correcta gestión de las operaciones en el sector hotelero y elevar sus niveles de seguridad, factores que, en conjunto, mejoran el servicio que se proporciona a los huéspedes para su plena satisfacción:

• Configuración y Seguridad
• Base de Conocimiento
• Almacén
• Recursos Humanos
• Solicitud de Incidencias
• Servicios Planificados y Públicos
• Monitoreo Integral

Configuración y Seguridad

En este módulo podemos gestionar a los usuarios que tienen acceso al sistema, configurar los valores de seguridad, revisar la bitácora del sistema desde el inicio, crear alertas que respondan ante cualquier acción realizada en el sistema, desde una consulta hasta la creación de usuarios o rutinas, entre otras funciones.

Base de Conocimiento

En este módulo encontramos los manuales de procedimientos, manuales de operación, información técnica o planes, los cuales están al alcance de cualquier usuario que tenga el permiso de acceder al mismo. Es una wiki para facilitar el conocimiento.

Almacén

El sistema está desarrollado para funcionar con uno o múltiples almacenes, ya sea por cuestiones de logística o por las reglas de seguridad que se requieran. Estos almacenes cuentan con sus ubicaciones internas como piso, pasillo, rack, el nivel del rack y la posición del rack.

En este módulo se registran y controlan todos los movimientos que se realizan dentro del almacén: entradas, salidas y traspasos.

Por lo tanto, tenemos el control de los productos y podemos realizar su carga masiva mediante un formato .csv, tanto del catálogo como del inventario.

También es posible controlar los insumos que se utilizan para el aseo de los cuartos y de las áreas comunes, es decir, productos como cámaras de seguridad, vasos, platos y todo aquello que se necesita como soporte para cuando se debe reemplazar algún producto o activo dentro del hotel, lo que garantiza su disponibilidad en el almacén y evita pérdidas de tiempo al realizar su reemplazo.

De esta manera, cuando algún empleado del hotel con acceso al sistema necesita solicitar algún insumo, herramienta o producto del almacén, sólo tiene que recurrir a la funcionalidad Solicitud de Materiales, ya sea para cambiar alguna sábana rasgada, una vajilla rota o para solicitar una mesa con sillas extras para el restaurante.

AppController, además de facilitarnos el control de las solicitudes, genera automáticamente una Requisición de Compra en caso de que el almacén no cuente con algún insumo, producto o herramienta solicitada, lo que se traduce en un almacén dinámico, funcional y rastreable con tomas de inventario y monitoreo del kárdex.

Desde aquí también podemos controlar todos los artículos que salen del almacén y que obtienen una ubicación en el sitio, a los cuales se les asignan un código interno irrepetible y heredan sus datos de producto. Por ejemplo, un escritorio entra al almacén como un producto, pero cuando sale del almacén para ser instalado en la recepción, deja de ser un producto y pasa a ser un activo, ya que ahora cuenta con una ubicación dentro del hotel.

Recursos Humanos

Este módulo permite realizar el alta del personal que opera en las instalaciones y que trabaja con los proveedores, además de que permite monitorear sus asistencias y su expediente.

Por ejemplo, en el caso de las mucamas, una vez registrada su información (turno y días que trabaja) y luego de llenar los documentos necesarios para su expediente (acta de nacimiento, carta de antecedentes penales, INE, etc.), podremos ver las entradas y salidas que realiza mediante algún controlador de asistencia.

Solicitud de Incidencias

En este módulo se administran las incidencias, se dan de alta las solicitudes de incidencias, se les da seguimiento y, por último, se consulta la reportería. En otras palabras, aquí encontramos la mesa de ayuda.

Si en el hotel surge algún incidente como que una computadora deje de funcionar, que aparezca una gotera en alguna habitación o que una ventana o cualquier otro vidrio se rompa, con esta funcionalidad podremos gestionar correctamente la resolución del problema, desde la persona que atendió el incidente, la ruta que tomó, las acciones que ejecutó y los insumos, materiales o herramientas que utilizó, todo ello con el monitoreo y trazabilidad completa.

Servicios Planificados y Públicos

A fin de que los equipos sean confiables y evitar alguna falla en las instalaciones, este módulo posibilita la planificación de servicios de mantenimiento, rutinas y pruebas dentro del hotel, como la rectificación del correcto funcionamiento de las cámaras de seguridad.

Un ejemplo de rutina puede ser el aseo diario de las habitaciones, de la recepción, de los restaurantes y de las áreas comunes, así como la reparación de muros y techos. Un mantenimiento y prueba aplica para impresoras, computadoras, elevadores y cerraduras, verificando su correcto funcionamiento y previniendo fallas en los mismos.

En el Calendario de Programación podemos encontrar por mes todas las rutinas, mantenimientos y pruebas realizadas, con opción a reprogramar cualquiera de estas acciones en caso de ser necesario.

En este módulo, además de que también es posible dar seguimiento a las órdenes, se pueden hacer cargas masivas de la programación, ya sea de forma anual, mensual, semanal o como sean requeridas.

Por otro lado, en los Servicios Públicos podemos gestionar el consumo de agua potable, gas LP, electricidad y agua para baños, albercas o algún otro servicio público, por dar algunos ejemplos. Con esta gestión evitamos desabastos al siempre contar con los servicios públicos agotables.

De igual forma, cuando se trate de consumos que aumentan, como la electricidad, es posible generar comparativas por meses y tomar decisiones inteligentes para crear estrategias de ahorro en estos servicios.

Monitoreo Integral

Por último, en el módulo Monitoreo Integral podemos ver gráficas, resultados, seguimiento de incidencias, servicios planificados, servicios públicos y todo lo que esté sucediendo tanto en el sistema como en el hotel.

Asimismo, tenemos acceso a un mapa que muestra todas las ubicaciones del hotel, lo que nos permite monitorear los lugares donde hay incidencias abiertas para tomar decisiones sobre qué hacer con ellas, ya sea que se trate de una urgencia menor o una mayor.

Beneficios de AppController en el sector hotelero

En conclusión, entre los principales beneficios que supone la implementación de AppController en el sector hotelero destacan los siguientes:

• Aumenta la productividad en el área de recepción y en la gestión de las habitaciones
• Permite establecer prioridades operativas
• Da orden a las actividades cotidianas
• Ahorra tiempos en la gestión de operaciones
• Permite el acceso fácil y flexible a información confiable
• Optimiza y brinda transparencia a los ingresos
• Aumenta la satisfacción de los huéspedes

SISSA Digital

En SISSA Digital, centro de desarrollo de soluciones digitales, buscamos acompañar e impulsar a las organizaciones en su camino hacia la transformación digital, brindándoles soluciones totalmente personalizadas y desarrolladas en función de sus necesidades específicas.

Contacto

https://sissamx.com.mx/Contacto

Isaac Valencia Trejo

DIRECTOR GENERAL

Tel.: 55 1228 4507

E-mail: isaac.valencia@sissamx.com